Om piekperiodes op te vangen, kiezen retailers er vaak voor om hun personeel tijdelijk uit te breiden alsook hun IT-infrastructuur en technologie af te stemmen op die pieken. “Dat is niet noodzakelijk de meest kostenefficiënte of effectieve manier, omdat de IT-systemen dan eigenlijk te groot zijn. Met cloud-technologie en het digitaliseren van de processen is het ‘upscalen’ – ook tijdelijk – eenvoudiger”, zegt Bruno Vandewalle, country manager België bij Zetes.
“De verschillende piekperiodes tijdens het jaar goed inschatten en inplannen kan bij retailers heel wat stress veroorzaken. HR gaat op zoek naar tijdelijke krachten en de IT-managers zorgen ervoor dat de capaciteit groot genoeg is om optimaal voorbereid te zijn. Het tijdelijk op- of neerschalen voor kortere periodes kan echter ook zonder ‘oversized’ IT-infrastructuur”, stelt hij.
Om dit uit te leggen, benadrukt hij eerst dat men in het magazijn van een retailer een onderscheid moet maken tussen het warehouse management systeem (WMS) en het digitaliseren van de ‘picking’ processen. “Het WMS beheert de inkomende goederen, de plaats waar ze gestockeerd zijn en in welke hoeveelheid, en de uitgaande goederen. Dat WMS geeft taken aan de magazijnmedewerkers zoals: “ga die goederen op die plek halen en breng ze naar die plek. Het uitvoeren van die taken zijn de processen”.
Processen digitaliseren
“De grotere flexibiliteit die tijdens de piekmomenten nodig is, kan worden bekomen door de taken die het WMS geeft, efficiënter te laten verlopen en de processen te digitaliseren. Telkens als hij iets doet en hij de status van een product verandert, scant de operator een barcode of leest hij een RFID-tag: wanneer het product binnenkomt, wanneer hij die in de rek plaats, wanneer hij die pickt, enzovoort. De kunst bestaat erin om die processen te digitaliseren om ze te kunnen te versnellen. Dat kan op verschillende manieren, onder andere door handenvrij te scannen met pick-to-voice, pick-to-light, smart glasses, enzovoort”, zegt Vandewalle.
Bij elke verandering van status wordt met het WMS gecommuniceerd. “Mijn stelling is dat het hiervoor niet noodzakelijk is om een eigen IT-infrastructuur te hebben voor het WMS, maar dat men beter een WMS-platform in de cloud, zoals die van Zetes, kan gebruiken. Dat is eenvoudiger om te kunnen upscalen en er is geen bijkomende IT nodig”.
Intuïtieve tools
Ook zegt hij dat de tools die bij het picken gebruikt worden, zodanig gebruiksvriendelijk en intuïtief zijn geworden dat een opleiding van één à twee uur volstaat om ze te kunnen gebruiken. “Wanneer er meer personeel aan de slag moet om een piek op te vangen, kan men gemakkelijker interimkrachten inzetten of personeel dat normaal gezien andere taken in het magazijn heeft”, zegt hij.
E-commerce
Volgens hem biedt de cloud een bijkomend voordeel: “Deze systemen kunnen ook buiten het warehouse gebruikt worden, zoals bijvoorbeeld in tussenmagazijnen of de winkel zelf. Dat opent mogelijkheden voor e-commerce wanneer de bestellingen in de winkel zelf worden samengesteld. Ook is het in een omnichannelomgeving gemakkelijker om de stocks doorheen de hele supply chain accuraat bij te houden”.
Retours
“Overigens is er nog een voordeel: de retours worden gemakkelijker beheerd”, zegt Vandewalle. “Artikelen die geretourneerd worden, dienen zo snel mogelijk terug binnen de supply chain opgenomen te worden. Maar producten kunnen op verschillende plaatsten ontvangen worden, in de winkels, via het centrale magazijn op specifieke afhaalpunten. Ook de staat en de hoedanigheid van de producten kan verschillen. De afhandeling kan zo veel efficiënter gebeuren: men kan precies opvolgen wat er met een product moet gebeuren”.
“Wat ook van belang is, is dat de scanterminals of tablets de informatie in real time doorgeven aan de back-end systemen. Hierdoor kunnen aansluitend de administratieve zaken zoals facturatie, creditering, enzovoort automatisch aangestuurd worden”, klinkt het verder.
‘Extra devices’
Wel erkent Vandewalle dat, zelfs met de flexibiliteit die de cloud biedt, er tijdens de piekmomenten nog steeds meer scanners nodig. “Maar op zich is dat geen probleem. Men kan extra ‘devices’ huren. Daarnaast zijn er almaar meer hybride toestellen op de markt, zoals tablets die ook kunnen scannen”, zegt hij.
Tot slot wil hij nog een raad geven: “Het is belangrijk alle processen precies uit te werken alvorens te digitaliseren”.