Offre d’emploi : Junior event coordinator

Om het team van Gondola Society te versterken, zijn we op zoek naar een junior event coordinator: een rol die marketing, communicatie en projectmanagement combineert.

Deze functie is voor jou als je je herkent in de volgende eigenschappen:

  • Georganiseerd – Planning is essentieel om deze functie goed te vervullen
  • Proactieve houding – Je bent niet bang om je eigen ideeën op tafel te leggen
  • In staat om zelfstandig te werken (je beheert je eigen to-do’s)
  • Overzicht kunnen bewaren – Je begrijpt alle facetten van een evenement
  • Relationeel sterk – Je kan een vertrouwensband opbouwen en onderhouden met partners en leveranciers
  • Tweetalig FR/NL
  • Sterke coördinator – Je kan een team briefen en aansturen op de dag van het event
  • Verzorgd voorkomen – Je bent verzorgd en professioneel
  • Sterke klantgerichtheid
  • Stressbestendig – Je kan zelfstandig oplossingen vinden wanneer er zich onverwachte situaties voordoen tijdens een event of wanneer last-minute aanpassingen nodig zijn

 

Wat wij aanbieden:

Je komt terecht bij Gondola Society, de businessclub bij uitstek voor retailers en merken.

Onze missie: onze leden inspirerende content aanbieden (relevante sprekers, actualiteit, uitwisseling met peers).

We helpen hen ook hun netwerk te onderhouden door hen regelmatig samen te brengen tijdens onze evenementen.

Als junior event coordinator draag je bij aan een organisatie in volle groei.

Je krijgt volop kansen om initiatief en verantwoordelijkheid te nemen, omringd door ervaren collega’s die je de kneepjes van het vak leren.

In ruil voor jouw gemotiveerde inzet ontvang je:

  • Een marktconform salaris
  • Extra-legale voordelen: bedrijfswagen, PC, smartphone, maaltijdcheques, ecocheques, teambuildings, …
  • Een unieke en inspirerende werkplek… in een kasteel!
  • Een jong, dynamisch en ondersteunend team
©

Gondola offices

Jouw verantwoordelijkheden:

  • Contact en opvolging met leveranciers/dienstverleners
  • Beheer van de inschrijvingen via ons CRM-systeem
  • Communicatie naar verschillende databases (leden, niet-leden, abonnees, partners)
  • Opstellen van een communicatieplan
  • Verzending van mailings: save the date, praktische info, bedankingsmail
  • LinkedIn-publicaties
  • Website up-to-date houden
  • Creatie van visuals met de grafisch ontwerper (print + digitaal)
  • Updaten van deelnemerslijsten per event
  • Offertes aanvragen, opvolging van facturatie na elk evenement
  • Budgetopvolging (PnL)
  • Logistieke opvolging: coördinatie van producten voor goodiebags
  • Opstellen van briefings voor fotografen, hostesses, videografen, presentatoren
  • Aanwezigheid en hulp bij op- en afbouw van de events
  • Aanspreekpunt voor praktische zaken tijdens de events
  • Logistieke hulp bij bestuursvergaderingen (opstelling, catering, …)
  • Op zoek gaan naar nieuwe locaties en eventlocaties

Over Gondola:

Gondola Society is een unieke businessclub binnen de retail- en FMCG-sector. Meerdere keren per jaar organiseren wij exclusieve evenementen voor onze leden (middle en top management), congressen en werkgroepen, om hen netwerkmogelijkheden te bieden en te inspireren.

We willen blijven voldoen aan de hoge verwachtingen waaraan onze leden door de jaren heen gewend zijn geraakt. Om het ‘experience’-aspect van onze events en bijeenkomsten verder te versterken, zoeken we een enthousiaste persoon die samen met het Gondola-team de volgende stappen en de toekomst van de Society wil mee uitwerken en realiseren.

We zijn gevestigd in Kasteel Beaulieu te Machelen, waar we drie dagen per week samenkomen en de overige dagen kunnen we van thuis uit werken. Ons team bestaat uit 20 collega's van verschillende generaties die elk hun unieke ervaringen en kennis delen. Sommigen van ons sporten 1x per week samen, wat absoluut nodig is door al die lekkere snacks van onze klanten!

Ons team is meertalig, en we communiceren in het Nederlands, Frans of Engels, afhankelijk van de situatie. Niet iedereen is perfect tweetalig, maar bij ons geldt: "we make it work!"

©

Gondola team

Volgende stap:

Stuur je motivatiebrief en cv naar Laurine Thewissen – Event & Congress Coordinator:

📩 l.thewissen@gondola.be

 

Meer weten?

Bekijk de aftermovie van ons laatste event Gondola Day 2025 en ontdek Gondola Society hier:

🔗 https://www.gondola.be/nl/society