Offre d’emploi : Junior event coordinator

Pour renforcer l’équipe de Gondola Society, nous recherchons un·e junior event coordinator : un rôle qui combine marketing, communication et gestion de projet. 

Nous souhaitons continuer à répondre aux attentes élevées auxquelles nos membres se sont habitués au fil des ans.

Pour renforcer l’aspect “expérience” de nos événements et réunions, nous cherchons une personne enthousiaste, capable de développer avec l’équipe Gondola les prochaines étapes et l’avenir de Society.

Ce poste est pour toi si tu te reconnais dans ces qualités :

  • Organisé·e – La planification est essentielle pour réussir cette fonction

  • Attitude proactive – Tu n’as pas peur de proposer tes propres idées

  • Capacité à travailler de manière autonome (gérer tes propres to-do lists)

  • Vision globale – Tu comprends toutes les facettes d’un événement

  • Aisance relationnelle – Tu sais créer et entretenir des relations de confiance avec partenaires et prestataires

  • Bilingue FR/NL

  • Excellent·e coordinateur·rice – tu sais briefer et guider une équipe le jour J

  • Bonne présentation – soigné·e et professionnel·le 

  • Orientation client marquée

  • Résistance au stress : tu es capable de trouver des solutions de manière autonome lorsqu’un imprévu survient pendant un événement ou qu’il faut adapter certaines choses à la dernière minute.

Ce que nous offrons :

Tu rejoindras Gondola Society, le business club de référence pour les retailers et les marques. Notre mission : offrir du contenu inspirant à nos membres (orateurs pertinents, actualité, échange avec leurs peers).

 Nous les aidons également à entretenir leur réseau en les réunissant fréquemment dans le cadre de nos événements.

En tant que junior event coordinator, vous contribuez à une organisation qui se développe. Tu auras de nombreuses occasions de prendre des initiatives et des responsabilités, entouré de collègues expérimentés qui t’apprendront les ficelles du métier.

En échange de ton engagement motivé, tu recevras:

  • Un salaire compétitif

  • Des avantages extra-légaux : voiture de société, PC, smartphone, chèques-repas, éco chèques, team buildings, …

  • Un cadre de travail unique et inspirant… dans un château !

  • Une équipe jeune, dynamique et bienveillante

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Gondola offices

 

Tes responsabilités :

  • Contact et suivi avec les fournisseurs/prestataires

  • Gestion des inscriptions via notre système de CRM

  • Communication vers les différentes bases de données (membres, non-membres, abonnés, partenaires)

  • Rédaction du plan de communication

  • Envois mailing : save the date, infos pratiques, remerciements

  • Publications LinkedIn

  • Mise à jour du site web

  • Création de visuels avec le graphiste (print + digital)

  • Mise à jour des listes de participants

  • Demande d’offres, suivi facturation post-événement

  • Suivi du budget (PnL)

  • Suivi logistique : coordination des produits pour les goodiebags

  • Rédaction des briefings pour photographes, hôtesses, vidéastes, présentateurs

  • Présence et aide à l’installation/désinstallation lors des événements

  • Point de contact pour toute question pratique pendant les événements

  • Aide logistique pour les réunions du comité (mise en place, catering,...)

  • Recherche de nouvelles salles et lieux d’événement

 

A propos de Gondola 

Gondola Society, c’est un businessclub unique dans le secteur du retail et des FMCG. Plusieurs fois par an, nous organisons des événements exclusifs pour nos membres (middle et top management), des congrès et des groupes de travail, afin de leur offrir des opportunités de networking et de les inspirer.

Nous sommes basés au Château Beaulieu à Machelen, où nous nous réunissons trois jours par semaine, nous télétravaillons à domicile les autres jours.

Notre équipe se compose de 20 collègues de différentes générations qui partagent chacun leurs expériences et leurs connaissances uniques. Certains d'entre nous font du sport ensemble une fois par semaine, ce qui est absolument nécessaire en raison de tous les snacks offerts par nos clients !

Notre équipe est multilingue et nous communiquons en néerlandais, en français ou en anglais, selon les cas. Tout le monde n'est pas nécessairement parfaitement bilingue, mais chez nous, la devise est « We make it work ! »

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Gondola team

Prochaine étape: 

Envoie ta lettre de motivation et ton CV à Laurine Thewissen – Event & congress coordinator: 📩 l.thewissen@gondola.be

Tu veux en savoir plus ? Regarde l’aftermovie de notre dernier event Gondola Day 2025 et découvre Gondola Society ici : https://www.gondola.be/nl/society