Partner content Waarom promotiebeheer de achilleshiel is van retailers

De paradox van moderne retail is schrijnend: terwijl retailers miljoenen investeren in AI-gedreven personalisatie en omnichannel-ervaringen, blijft het hart van hun commerciële operatie – promotiebeheer – vaak draaien op Excel en e-mail. Het resultaat? Campagnes die weken te laat lanceren, goedkeuringsprocessen die verdrinken in cc-mails, en teams die op verschillende versies van dezelfde spreadsheet werken.

De verborgen kosten stapelen zich op

Wanneer een promotie een week te laat start, gaat het niet alleen om gemiste omzet. Het raakt leveranciersrelaties, voorraadplanning en – cruciaal – de geloofwaardigheid bij klanten die je aanbod al bij de concurrent hebben gezien. Bij retailers die hun promotiebeheer digitaliseren, zien we 20-25% kortere doorlooptijden, 1.000-1.500 uur tijdsbesparing per week en substantiële reductie in fouten door één centrale databron. De vraag is niet of je dit kunt oplossen, maar hoeveel het je kost als je het niet doet.

Van operationeel euvel naar strategische verlamming

Fragmentatie binnen systemen leidt tot handmatige processen en beperkt overzicht. Bij seizoenscampagnes kost het identificeren van lopende promoties, beschikbare budgetten en gereedstaande assets vaak dagen – terwijl concurrenten al live zijn. Ook leverancierssamenwerking lijdt eronder: zonder centrale regie ontbreekt realtime inzicht in budgetafspraken en performance. Het ontbreken van een centraal systeem vertaalt zich direct in gemiste kansen en verminderde concurrentiekracht.

Wat succesvolle retailers anders doen

Retailers die hun promotieprocessen op orde hebben, delen drie kenmerken. 

• Real-time inzicht in wat werkt: welke promotietypes presteren, welke kanalen converteren, welke leveranciers consistent resultaat leveren. 
• Eén waarheid: iedereen kijkt naar dezelfde cijfers, dezelfde kalender, dezelfde status – geen fouten, geen eindeloze afstemrondes. 
• Wendbaarheid: binnen dagen bijsturen bij underperformance of concurrentiedruk. Die flexibiliteit is geen luxe meer, maar een competitieve noodzaak.

De stap naar geïntegreerd promotiebeheer hoeft niet meer maanden te duren. Met low-code platforms en kant-en-klare templates zoals Promo Manager gaan retailers binnen weken live. Deze template bevat campagnebeheer met marketingkalender, rolgebaseerde goedkeuringsworkflows, geïntegreerd beeldbeheer en real-time dashboards. Zowel Etos als ANWB Retail gebruikten deze template als bewezen uitgangspunt.

Cruciaal is wel dat je het ziet als meer dan een IT-project: het vraagt heldere proceseigenaarschap, cross-functionele afstemming en gedegen change management.

De business case is glashelder

Bij ANWB Retail, een Nederlandse retailer met meer dan 70 winkels en een sterke e-commerce-operatie, 20% snellere doorlooptijden. In de praktijk betekent dit dat campagnes die voorheen 10 dagen vroegen, nu in 8 dagen live gaan, en bij 50+ campagnes per jaar levert dit meer dan 100 dagen productiviteitswinst op.

Bij Etos: 1.500 uur besparing per week. Dit vertaalt zich in substantiële kostenbesparingen. Het platform werd in drie maanden geïmplementeerd. Tijd die medewerkers nu besteden aan waardecreatie: creatievere campagnes, slimmere budgetallocatie, betere samenwerking met leveranciers. Beide organisaties rapporteren dat teams strategischer werken in plaats van brandjes blussen.

Elke dag dat je promotiebeheer versnipperd blijft, loop je achter op concurrenten die wél wendbaar zijn, op leveranciers die gewend raken aan real-time samenwerking, en op je eigen teams die gefrustreerd raken. De technologie is beschikbaar, de business case duidelijk. Organisaties die nu investeren, bouwen het concurrentievoordeel van morgen.