Event Coördinator - Gondola Society

Event Coördinator

Stuur je motivatiebrief en cv

Solliciteer hier
Event Coördinator

Om het team van Gondola Society te versterken, zijn we op zoek naar een Event Coördinator: een rol die marketing, communicatie en projectmanagement combineert. Gondola Society is een unieke businessclub binnen Retail en FMCG. Meerdere keren per jaar organiseren wij exclusieve evenementen voor onze leden (middle & high management) om hen te laten netwerken en hen te inspireren. We willen blijven voldoen aan de hoge verwachtingen die onze leden door de jaren heen gewoon zijn geworden van Gondola Society. Om nog meer in te spelen op de ‘experience’ bij onze leden, zijn we op zoek naar een enthousiaste Event Coördinator die samen met het team van Gondola de volgende stappen en toekomst van Society zal uitwerken en realiseren. Je zal rechtstreeks rapporteren en samenwerken met de Commercial Lead Society. 

Herken jij je in volgende eigenschappen : 

  • Georganiseerd - Project planning is essentieel bij de uitvoering van de functie 

  • Pro-actieve houding en geen schrik om eigen ideeën op tafel te leggen.

  • In staat om zelfstandig te werken (maak eigen to-do’s)

  • In staat om het grote plaatje van elk evenement te zien, alle ins en outs te begrijpen 

  • Je bent professioneel sociaal en in staat om een vertrouwensrelatie met de verschillende partners/dienstverleners tot stand brengen en onderhouden

  • Tweetalig (FR/NL), Engels is een pluspunt

  • Sterke coördinatie, je kan tijdens een event een team briefen en aansturen

  • Idealiter heeft u reeds meerdere jaren ervaring als Event Coördinator / Project Manager / of een functie waarbij bovenstaande eigenschappen aan bod kwamen

  • Goed voorkomen: je bent verzorgd

Jij krijgt:

Je komt terecht bij Gondola Society, dé businessclub voor retailers en merken. We ondersteunen onze leden door het vinden van de juiste sprekers en het delen van relevante informatie. Daarnaast helpen we hen om hun netwerk te onderhouden door op frequente basis samen te komen mbv onze events.

Als Event Coördinator draag je je steentje bij aan een organisatie die groeit en bloeit. Je krijgt zelf volop kansen om initiatief en verantwoordelijkheid te nemen – omringd door ervaren collega’s die jou de kneepjes van het vak bijbrengen. In ruil voor je gemotiveerde inzet, krijg je een marktconform loon en extra legale voordelen zoals zoals bedrijfswagen, pc, smartphone, maaltijdcheques, ecocheques, teambuildings, enz. Gondola bestaat uit een jong en dynamisch team dat elkaar ondersteunt en doet groeien. Er wordt belang gehecht aan een goede teamsfeer en ook met onze kantoren in een kasteel bieden we een unieke werkomgeving die alle creativiteit mogelijk maakt. 

Jouw verantwoordelijkheden:

  • Contact opnemen en opvolgen met de verschillende leveranciers en dienstverleners 

  • Contact en follow-up met de sprekers (biografie, foto, presentatie, accommodatie, vervoer, enz.) 

  • Beheer en follow-up van de inschrijvingen voor evenementen via Teamleader 

  • Beheer van de communicatie naar de verschillende databases (leden, niet-leden, abonnees, partners)

  • Communicatieplan 

  • Mailings: Save the date, tussentijdse mailings, praktische info, bedankmailing 

  • Sociale media: Linkedin-posts

  • Organisatie Radiospots (Gondola Day) 

  • Website up-to-date houden

  • Creatie van visuals (online/offline) met de grafisch ontwerper 

  • Lijst van deelnemers per evenement updaten

  • Aanvragen van offertes + nabetaling/facturatie na elk evenement 

  • Beheer kosten van de PnL (in samenwerking met Commercial Lead)

  • Logistieke follow-up: Contact opnemen met de merken voor de inlassing van producten in de goodiebags 

  • Briefings schrijven voor de evenementen: fotograaf, hostesses, videograaf, presentator

  • Bijhouden van leden

  • Aanwezigheid bij evenementen + hulp bij een deel van de op- en afbouw

  • Aanspreekpunt voor praktische zaken op events

  • Helpen bij de voorbereiding van de vergaderingen voor bestuur (opstelling + catering) 

  • Op de hoogte blijven van nieuwe locaties  

Aarzel zeker niet om op deze link meer informatie te krijgen over Gondola Society